Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, giao tiếp hiệu quả không chỉ là kỹ năng cá nhân mà còn là nền tảng cho sự phối hợp giữa các phòng ban. Nhiều doanh nghiệp dù có chiến lược tốt, sản phẩm mạnh nhưng vẫn thất bại trong việc đồng bộ hóa hoạt động – chỉ vì thiếu sự thống nhất trong giao tiếp nội bộ. Vậy làm thế nào để các phòng ban cùng nhìn về một hướng, phối hợp nhịp nhàng và đạt được mục tiêu chung?
1. Vấn đề thường gặp trong giao tiếp liên phòng ban
Theo chia sẻ từ Lê Anh Phước, người đã có hơn 10 năm kinh nghiệm trong quản trị chiến lược và tái cơ cấu doanh nghiệp, có 3 nhóm vấn đề phổ biến khiến giao tiếp liên phòng ban trở nên rối rắm:
-
Thiếu kênh giao tiếp chính thức: Nhiều công ty không có quy trình rõ ràng để các phòng ban trao đổi thông tin, dẫn đến việc hiểu sai hoặc hiểu chậm.
-
Suy nghĩ cục bộ: Mỗi phòng ban có mục tiêu riêng, nên dễ rơi vào tình trạng “ai lo việc nấy”, thiếu cái nhìn toàn diện.
-
Mâu thuẫn mục tiêu hoặc lợi ích: Marketing cần chạy chiến dịch nhanh, nhưng phòng tài chính yêu cầu xét duyệt kỹ, gây trì trệ.
2. Tác hại của việc thiếu thống nhất trong giao tiếp
Khi các phòng ban không cùng tiếng nói, doanh nghiệp sẽ đối mặt với hàng loạt hậu quả nghiêm trọng:
-
Chậm tiến độ dự án vì phải chờ sự xác nhận từ nhiều bên.
-
Tăng chi phí vận hành do phát sinh sửa đổi, nhầm lẫn, xung đột trách nhiệm.
-
Suy giảm tinh thần làm việc khi nhân viên cảm thấy bị “đá bóng trách nhiệm” hoặc không được lắng nghe.
-
Khó đổi mới, cải tiến vì không có sự phối hợp linh hoạt giữa các khâu.
3. Nguyên tắc vàng để thống nhất quan điểm giữa các phòng ban
Lê Anh Phước cho rằng, việc thống nhất quan điểm không đến từ việc “bắt buộc phải đồng ý”, mà là tạo ra sự thấu hiểu và cam kết hành động. Dưới đây là một số nguyên tắc cốt lõi:
-
Tạo mục tiêu chung rõ ràng: Mỗi phòng ban đều phải thấy được mình là một phần của “bức tranh tổng thể”. Khi biết vì sao cần phối hợp, sự chủ động sẽ gia tăng.
-
Giao tiếp minh bạch và định kỳ: Tổ chức họp liên phòng ban theo tuần hoặc theo dự án là cách để cập nhật tiến độ, tháo gỡ vướng mắc và giữ thông tin thông suốt.
-
Sử dụng công cụ quản lý dự án: Trello, Asana, Notion… giúp mọi người theo dõi công việc liên phòng dễ dàng hơn, hạn chế hiểu lầm hoặc bỏ sót thông tin.
-
Chỉ định người “nối cầu” giữa các phòng: Một dự án nên có trưởng nhóm hoặc quản lý liên phòng ban, người có thể “nói chuyện được” với cả hai bên để dung hòa lợi ích.
4. Kỹ năng cần thiết cho nhân sự khi làm việc đa phòng ban
Không chỉ là quy trình, để giao tiếp hiệu quả giữa các phòng ban, nhân sự cần rèn luyện 5 kỹ năng cốt lõi:
-
Kỹ năng lắng nghe chủ động: Nghe không chỉ để phản hồi, mà để hiểu được mục tiêu và áp lực của phòng ban khác.
-
Kỹ năng đàm phán và giải quyết xung đột: Tranh luận là điều không tránh khỏi, nhưng quan trọng là cùng tìm giải pháp.
-
Tư duy toàn cục (big picture thinking): Đừng chỉ làm tốt việc của mình – hãy hiểu bối cảnh chung để hành động đúng lúc, đúng cách.
-
Giao tiếp đa dạng hình thức: Gặp mặt, gọi điện, chat nội bộ, email… cần biết cách chọn phương tiện phù hợp.
-
Biết “dịch ngôn ngữ chuyên môn”: IT nói ngôn ngữ code, tài chính nói số liệu, marketing nói insight… người giỏi là người kết nối được các “ngôn ngữ” này.
5. Kinh nghiệm thực tiễn từ chuyên gia Lê Anh Phước
Trong quá trình dẫn dắt nhiều chiến dịch marketing quy mô lớn, Lê Anh Phước từng chia sẻ một ví dụ đáng nhớ:
“Có lần chúng tôi triển khai một chiến dịch quảng bá sản phẩm mới. Phòng thiết kế tập trung vào hình ảnh bắt mắt, còn đội content lại viết theo hướng kỹ thuật cao. Sau khi họp với sales, tôi phát hiện khách hàng mục tiêu lại quan tâm đến tính tiện dụng, không phải công nghệ. Buổi họp liên phòng giúp chúng tôi điều chỉnh toàn bộ chiến dịch theo đúng insight – và doanh số tăng gấp 3 lần so với kỳ vọng ban đầu.”
Điều này cho thấy, sự phối hợp đúng cách không chỉ giúp thống nhất mà còn nâng tầm hiệu quả.
6. Doanh nghiệp cần làm gì để thúc đẩy giao tiếp liên phòng ban?
Doanh nghiệp không thể kỳ vọng nhân sự tự mình làm tốt nếu không có hệ thống hỗ trợ. Dưới đây là 3 việc thiết thực cần triển khai:
-
Đào tạo kỹ năng mềm định kỳ: Đặc biệt là các khóa học về giao tiếp, hợp tác, và tư duy đa chiều.
-
Thiết lập quy chế phối hợp liên phòng: Văn bản rõ ràng sẽ giúp tránh tranh cãi “tôi tưởng là…”.
-
Ghi nhận và thưởng cho những nỗ lực hợp tác: Khi nhân viên thấy việc phối hợp mang lại lợi ích cá nhân và tập thể, họ sẽ chủ động hơn.
Kết luận
Giao tiếp giữa các phòng ban không đơn thuần là truyền đạt thông tin – mà là nghệ thuật kết nối con người với con người, mục tiêu với mục tiêu. Khi doanh nghiệp tạo được môi trường giao tiếp cởi mở, minh bạch và hiệu quả, sự thống nhất quan điểm sẽ không còn là điều xa vời.
Lê Anh Phước – chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực Marketing và phát triển tổ chức – khẳng định:
“Một doanh nghiệp thành công không phải nơi có ít xung đột nhất, mà là nơi biết cách biến xung đột thành động lực phối hợp mạnh mẽ.”
LIÊN HỆ
Đăng ký đào tạo hoặc nhận tư vấn tại: Bách Khoa Marketing hoặc Alphalife Việt Nam
Hotline: 0961 346 598 hoặc 092 6712 111
Fanpage: Anh Phước HR
Gmail: anhphuochr@gmail.com
Linkedln: Lê Anh Phước