Trong một thế giới mà mỗi ngày chỉ có 24 giờ nhưng danh sách việc cần làm thì dài bất tận, kỹ năng quản lý thời gian không còn là lựa chọn – mà là điều bắt buộc để sống hiệu quả, làm việc năng suất và giữ được cân bằng cuộc sống. Dù bạn là một CEO bận rộn, một nhân viên văn phòng phải “chạy deadline”
Với hơn 10 năm đào tạo và tư vấn trong lĩnh vực hiệu suất cá nhân và lãnh đạo, chuyên gia Lê Anh Phước – Giám đốc Marketing của TTV Group – đã xây dựng nên “7 Bước Quản Lý Thời Gian Cho Người Bận Rộn” – một công thức thực tế, dễ áp dụng và mang lại hiệu quả rõ rệt.
BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU QUẢN LÝ THỜI GIAN
Một kế hoạch quản lý thời gian hiệu quả luôn bắt đầu bằng việc xác định rõ ràng mục tiêu bạn muốn đạt được trong ngày, trong tuần hoặc trong dự án cụ thể.
Gợi ý xác định mục tiêu hiệu quả:989
- Bạn muốn hoàn thành điều gì hôm nay? (Kết quả cụ thể như hoàn tất báo cáo, họp với đối tác, dành thời gian cho gia đình…)
- Điều gì mang lại giá trị cao nhất? (Công việc giúp tiến gần hơn đến mục tiêu dài hạn)
- Có thể đo lường được không? (Số giờ làm việc sâu, số đầu việc hoàn thành…)
Ví dụ:
- Với một CEO: Mục tiêu là dành ít nhất 2 giờ/ngày cho chiến lược thay vì chỉ xử lý sự vụ.
- Với một nhân viên văn phòng: Mục tiêu là hoàn thành 3 đầu việc quan trọng trước 11h trưa để tránh áp lực dồn về cuối ngày.
Lưu ý từ chuyên gia Lê Anh Phước:
“Không có quản lý thời gian hiệu quả nếu bạn không biết mình đang chạy đua với điều gì. Mục tiêu rõ ràng chính là la bàn trong rừng công việc hỗn độn.”
Mẹo nhỏ:
Hãy viết mục tiêu vào đầu trang kế hoạch mỗi sáng. Việc này giúp não bộ bạn xác lập trạng thái ưu tiên ngay từ đầu ngày và tránh bị cuốn vào những thứ vụn vặt.
BƯỚC 2: HIỂU RÕ ĐỐI TƯỢNG NGHE
Hiểu rõ người mình đang nói chuyện cùng chính là yếu tố then chốt giúp bạn “nói trúng tâm lý – chạm đúng nhu cầu”.
Một nội dung dù hay đến đâu, nếu không phù hợp với người nghe, cũng sẽ trở nên nhàm chán hoặc khó tiếp thu.
Bạn cần trả lời các câu hỏi sau:
- Họ là ai? (Tuổi, nghề nghiệp, vị trí, lĩnh vực…)
- Họ đang quan tâm điều gì? (Vấn đề họ đang gặp phải? Nỗi lo? Mong muốn?)
- Họ biết gì về chủ đề này? (Người mới, người có nền tảng hay chuyên gia?)
- Họ kỳ vọng gì từ bài nói của bạn?
Ví dụ thực tế:
- Nếu bạn nói chuyện với ban lãnh đạo, hãy tập trung vào chiến lược và con số.
- Nếu thuyết trình cho sinh viên, hãy dùng ví dụ dễ hiểu, năng lượng trẻ trung, câu chuyện gần gũi.
Lời khuyên từ chuyên gia Lê Anh Phước:
“Người thuyết trình giỏi là người hiểu khán giả còn hơn chính họ hiểu bản thân mình. Hãy đặt mình vào vị trí của người nghe trước khi bước lên sân khấu.”
Mẹo nhỏ: Nếu có thể, hãy khảo sát nhanh hoặc trò chuyện trước buổi thuyết trình để nắm bắt insight.
BƯỚC 3: XÂY DỰNG KHUNG THỜI GIAN CÁ NHÂN RÕ RÀNG
Một ngày có 24 giờ là như nhau với tất cả mọi người, nhưng cách bạn sử dụng khung thời gian cá nhân sẽ quyết định sự hiệu quả.
Gợi ý cấu trúc khung thời gian cá nhân hiệu quả:
1. Buổi sáng – Thời gian vàng để khởi động chiến lược
- Thực hiện các việc quan trọng nhất (viết kế hoạch, xử lý việc khó, tập trung cao độ)
- Tránh kiểm tra email/mạng xã hội ngay khi thức dậy
2. Buổi chiều – Xử lý việc có tính chất điều hành
- Họp hành, trao đổi, phản hồi email, theo dõi tiến độ
- Dành 15 phút cuối giờ để đánh giá ngày và điều chỉnh kế hoạch
3. Buổi tối – Thời gian phục hồi và định hình tư duy
- Đọc sách, viết nhật ký, lên kế hoạch ngày mai
- Tránh để đầu óc quay cuồng với công việc đến tận khuya
Công cụ hữu ích:
- Dùng time blocking để phân chia thời gian theo “khối việc”
- Kết hợp Google Calendar hoặc ứng dụng như Notion để quản lý khung giờ
Ví dụ thực tế:
Một quản lý cấp trung sau khi tái cấu trúc lịch làm việc theo 3 khung giờ trên đã giảm 40% thời gian họp không cần thiết và hoàn thành dự án đúng hạn lần đầu tiên trong 3 quý.
Lời khuyên từ chuyên gia Lê Anh Phước:
“Thời gian không chỉ là tài nguyên – nó là cấu trúc sống. Ai xây khung chắc, người đó làm chủ cuộc sống.”
Mẹo nhỏ:
Hãy thử viết lịch trình lý tưởng của bạn trong một ngày làm việc hiệu quả nhất từng có – sau đó biến nó thành thói quen. Nếu bạn làm được 70% như lịch đó mỗi ngày, bạn đang đi đúng hướng.
BƯỚC 4: SỬ DỤNG CÂU CHUYỆN, HÌNH ẢNH VÀ CẢM XÚC
Đừng chỉ chia sẻ “cách quản lý thời gian”, hãy kể cho người nghe thấy thời gian đã thay đổi cuộc đời bạn như thế nào.
Vì sao storytelling quan trọng trong quản lý thời gian?
- Một lịch trình khô khan không ai nhớ, nhưng một câu chuyện đi trễ vì không biết ưu tiên sẽ khiến người ta suy ngẫm
- Người nghe không thiếu kiến thức – họ thiếu động lực để thay đổi. Và động lực đến từ cảm xúc
- Một hình ảnh biểu cảm, một giọng nói có nhấn nhá, một lần ngập ngừng khi nhắc đến thất bại… chính là “điểm neo” trong tâm trí người nghe
3 cách đưa cảm xúc vào chia sẻ về thời gian:
1. Câu chuyện cá nhân chân thật
Kể về một lần bạn thất bại chỉ vì không biết cách sắp xếp công việc – chẳng hạn: bỏ lỡ một hợp đồng quan trọng vì “bận họp cả ngày nhưng không làm được gì”.
2. Hình ảnh giàu cảm xúc
Một chiếc đồng hồ đang tan chảy (như tranh của Salvador Dalí) có thể khiến người ta suy nghĩ sâu hơn một biểu đồ time-tracking.
3. Giọng nói – ánh mắt – khoảng lặng
Ngưng lại 3 giây khi kể đến khoảnh khắc bạn ngồi thẫn thờ cuối ngày, nhận ra mình “chưa sống đúng một ngày nào trong cả tuần qua”.
Ví dụ thực tế:
Một doanh nhân 40 tuổi từng nói: “Tôi từng nghĩ mình bận rộn vì mình quan trọng. Nhưng rồi tôi thấy mình bận đến mức quên cả sinh nhật con gái. Tôi đã sai – và tôi đã thay đổi bằng cách học cách quản lý thời gian.” Lời nhắn từ chuyên gia Lê Anh Phước:
“Bạn không cần nói như MC truyền hình. Bạn chỉ cần nói bằng trái tim thật – người nghe sẽ cảm được.”
Mẹo nhỏ:
Trong bài chia sẻ, hãy thử hỏi người nghe một câu như: “Đã bao lâu rồi bạn không có một ngày thực sự cho riêng mình?”. Đó là lúc họ kết nối cảm xúc – và bắt đầu thay đổi.
BƯỚC 5: RÈN LUYỆN PHONG THÁI QUẢN LÝ THỜI GIAN
Bạn không chỉ cần biết cách quản lý thời gian – mà còn cần thể hiện điều đó qua phong thái sống và làm việc mỗi ngày.
4 yếu tố thể hiện phong thái “chủ thời gian”:
1. Tư thế và tác phong
Bắt đầu từ việc đi đúng giờ, ngồi làm việc tập trung, dứt khoát khi ra quyết định. Người chủ động thời gian không vội vàng, không cuống quýt – mà toát ra sự bình tĩnh và kiểm soát.
2. Ánh mắt và sự hiện diện
Khi giao tiếp, hãy nhìn thẳng – thể hiện rằng bạn đang có mặt trọn vẹn, không phân tán bởi đồng hồ, điện thoại hay suy nghĩ vẩn vơ. Người làm chủ thời gian luôn biết ở đây và bây giờ là điều quý giá nhất.
3. Giọng nói rõ ràng, ngắn gọn
Một người biết quản lý thời gian sẽ không nói lan man. Họ trình bày mạch lạc, đúng trọng tâm – không phải vì họ bận, mà vì họ tôn trọng thời gian của mọi người.
4. Thói quen làm việc có kỷ luật
Hãy thể hiện điều đó bằng việc không đến muộn, trả lời email đúng hẹn, đưa ra deadline cụ thể và cam kết thực hiện. Người khác sẽ nhận ra bạn “sống có kế hoạch” mà không cần bạn phải nói nhiều.
Ví dụ thực tế:
Khi chuyên gia Lê Anh Phước tham gia huấn luyện cho một công ty đa quốc gia, anh không chỉ dạy quản lý thời gian trên giấy – mà còn bắt đầu mỗi buổi học đúng 8:30 sáng, không chờ ai, và kết thúc đúng 11:30 dù bài vẫn còn dang dở. Anh chia sẻ: “Khi bạn làm chủ thời gian, người khác sẽ muốn làm theo bạn.”
Lời nhắn từ chuyên gia Lê Anh Phước:
“Người ta sẽ đánh giá bạn là người quản lý thời gian tốt – không phải khi bạn nói về kế hoạch – mà khi bạn đến đúng giờ, không trễ một phút.”
Mẹo luyện tập:
- Tập nói chuyện trong 2 phút mà không dùng filler (kiểu như “ừm”, “thì…”, “kiểu như…”)
- Đặt giờ dậy đúng một khung mỗi sáng – và thực hiện đúng 21 ngày
- Mỗi buổi họp, hãy nói gọn trong 3–5 phút với dàn ý rõ ràng, thay vì lan man 15 phút
BƯỚC 6: CHUẨN BỊ KỸ LƯỠNG CHO MỖI NGÀY LÀM VIỆC
Một ngày làm việc hiệu quả không bắt đầu bằng tiếng chuông báo thức – mà bắt đầu từ sự chuẩn bị. Bạn càng chuẩn bị kỹ, bạn càng ít bị động.
5 việc cần chuẩn bị mỗi ngày để tối ưu thời gian:
1. Lên kế hoạch từ tối hôm trước
Hãy dành 10 phút cuối ngày để viết ra 3 việc quan trọng nhất cho ngày mai. Việc này giúp bạn khởi động nhanh, tránh mất thời gian buổi sáng chỉ để “ngồi nghĩ hôm nay làm gì”.
2. Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng
Đống hồ sơ bừa bộn, dây sạc rối ren hay ly cà phê hôm qua chưa rửa – tất cả đều khiến bạn trì hoãn và mất tập trung. Một bàn làm việc ngăn nắp giúp tiết kiệm ít nhất 20% thời gian tìm kiếm.
3. Kiểm tra lịch hẹn và chuẩn bị tài liệu
Có lịch họp không? Cần mang gì theo? Ai là người tham gia? Hãy chuẩn bị trước để khi bước vào cuộc họp, bạn đã sẵn sàng – chứ không phải vội vã dò email, lục file phút cuối.
4. Đặt ưu tiên và giới hạn thời gian cho từng việc
Đừng chỉ viết danh sách công việc – hãy gắn giờ cụ thể cho mỗi mục. Ví dụ: “Soạn báo cáo (8:30 – 9:00)”, “Gọi khách hàng (10:00 – 10:30)”. Như vậy, bạn vừa chủ động vừa tránh sa đà vào một việc quá lâu.
5. Dự phòng rủi ro và thời gian trống
Luôn chừa ra ít nhất 10–15% thời gian trong lịch làm việc để xử lý sự cố bất ngờ, trả lời tin nhắn quan trọng, hoặc đơn giản là… thở. Người biết chuẩn bị sẽ không bao giờ bị động.
Kinh nghiệm từ chuyên gia Lê Anh Phước:
“Một ngày hiệu quả là ngày bạn bước ra khỏi nhà mà không phải chạy. Hãy chuẩn bị đủ kỹ để bắt đầu nhẹ nhàng – không hấp tấp, không cuống cuồng.”
Mẹo nhỏ:
- Dán lịch làm việc ngày mai ngay trước bàn làm việc hoặc màn hình laptop
- Chuẩn bị quần áo, tài liệu, balo từ đêm hôm trước
- Cài 2 báo thức: 1 để dậy – 1 để tập trung làm việc quan trọng nhất trong ngày
BƯỚC 7: TỔNG KẾT VÀ ĐIỀU CHỈNH THÓI QUEN THỜI GIAN
Kết thúc một ngày, một tuần hay một giai đoạn làm việc không chỉ là việc “xong rồi thì nghỉ”. Đó là thời điểm vàng để bạn nhìn lại – rút kinh nghiệm – và cải tiến.
Một phần kết thúc thông minh cần có 3 yếu tố:
Tóm tắt kết quả – và rút ra điều học được
Hãy tự hỏi: “Ngày hôm nay mình đã làm được gì?”, “Có điều gì làm tốt?”, “Điều gì làm chưa tốt?”
Việc này giúp bạn không chỉ làm xong, mà còn làm tốt hơn trong những lần sau.
Điều chỉnh thói quen chưa hiệu quả
Nếu bạn nhận ra mình bị phân tâm nhiều – hãy thay đổi cách kiểm soát điện thoại.
Nếu bạn thường trễ deadline – hãy xem lại cách bạn ước lượng thời gian.
Mỗi điều chỉnh nhỏ mỗi ngày sẽ giúp bạn tiến gần hơn đến cuộc sống chủ động.
Tạo nghi thức kết thúc rõ ràng
Đừng để công việc kéo dài lê thê đến tận khuya. Hãy có một “nghi thức kết thúc ngày làm việc”: đóng laptop, dọn bàn, viết nhật ký, hoặc đơn giản là uống ly trà và thở sâu.
Nó giúp não bạn biết: “Giờ là lúc nghỉ ngơi – nạp lại năng lượng cho ngày mai”.
Ví dụ truyền cảm hứng:
“Kỹ năng quản lý thời gian không nằm ở việc nhồi thêm việc vào một ngày – mà ở chỗ bạn dám bỏ đi những việc không cần thiết, và cải tiến từng chút một sau mỗi ngày.”
Lời khuyên từ chuyên gia Lê Anh Phước:
“Mỗi buổi tối là cơ hội để bạn chỉnh la bàn. Đừng kết thúc ngày chỉ bằng việc mệt mỏi gục xuống. Hãy kết thúc bằng sự tỉnh táo và lựa chọn – để ngày mai, bạn làm chủ lại từ đầu.”
Mẹo nhỏ:
- Đặt đồng hồ báo nhắc bạn “tổng kết ngày” lúc 20:30 mỗi tối
- Mua một cuốn sổ nhỏ – mỗi ngày chỉ viết 3 dòng: Làm được gì – Chưa ổn gì – Mai cải thiện ra sao
- Dán câu nhắc nhở “Hôm nay mình đã dùng thời gian đáng giá chưa?” ở góc bàn làm việc
KẾT LUẬN
Một người bận rộn không nhất thiết phải sống trong sự vội vã. Quản lý thời gian không phải là “nhồi thêm việc” vào lịch trình – mà là chọn đúng việc, làm đúng cách, vào đúng thời điểm.
7 bước mà chuyên gia Lê Anh Phước chia sẻ không chỉ là quy trình sắp xếp thời gian – mà là tư duy làm chủ cuộc sống.
LỜI KÊU GỌI HÀNH ĐỘNG:
Bạn đang cảm thấy:
- Ngập trong danh sách việc cần làm mà không biết bắt đầu từ đâu?
- Mỗi ngày trôi qua đều vội vàng mà không có cảm giác hoàn thành?
- Muốn nâng cấp hiệu suất – nhưng lại thiếu công cụ và hướng dẫn?
Hãy bắt đầu hành trình làm chủ thời gian của chính bạn ngay hôm nay.
Tham gia chương trình huấn luyện kỹ năng Quản Lý Thời Gian cùng Chuyên gia Lê Anh Phước – Giám đốc Marketing của TTV Group – nơi bạn sẽ:
✅ Được xây dựng thời gian biểu cá nhân hóa theo mục tiêu và phong cách sống
✅ Học cách loại bỏ phiền nhiễu, tối ưu thói quen và tái thiết kế lịch trình mỗi ngày
✅ Được coaching trực tiếp 1:1 hoặc theo nhóm nhỏ, theo dõi tiến trình từng tuần
✅ Nhận checklist, tài liệu và mô hình thực hành đã được chứng minh hiệu quả
✅ Nhận chứng nhận hoàn thành chương trình và duy trì nhóm hỗ trợ sau đào tạo
LIÊN HỆ
Đăng ký đào tạo hoặc nhận tư vấn tại: Bách Khoa Marketing
Hotline: 0961 346 598 Fanpage: Anh Phước HR
Gmail: anhphuochr@gmail.com