Trong môi trường làm việc hiện đại, khối lượng công việc ngày càng gia tăng, tốc độ xử lý thông tin ngày càng nhanh, nhưng thời gian mỗi người vẫn chỉ có giới hạn 24 giờ mỗi ngày. Sự khác biệt giữa người thành công và người liên tục cảm thấy quá tải không nằm ở việc ai làm nhiều hơn, mà ở cách họ chọn việc để làm. Và một trong những công cụ đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả để rèn luyện kỹ năng này chính là Ma trận Eisenhower.
Theo chuyên gia Lê Anh Phước – Giám đốc Marketing – IT, người đã triển khai phương pháp này cho nhiều cá nhân và đội ngũ doanh nghiệp:
“Không phải bạn thiếu thời gian, mà là bạn đang dành thời gian cho những việc không đúng. Ma trận Eisenhower là chìa khóa để ưu tiên việc thông minh, chiến lược và bền vững.”
Bài viết này sẽ giúp bạn:
- Hiểu rõ cách hoạt động của Ma trận Eisenhower
- Phân biệt giữa việc khẩn cấp và việc quan trọng
- Rèn luyện tư duy lựa chọn việc đúng thời điểm
- Ứng dụng ma trận này trong thực tế làm việc cá nhân và nhóm
Ma trận Eisenhower là gì và tại sao nên áp dụng?
Ma trận Eisenhower, còn được gọi là ma trận ưu tiên công việc, là một công cụ quản lý thời gian và ra quyết định được tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ – Dwight D. Eisenhower – phát triển và sử dụng. Ông từng nói:
“Tôi có hai loại vấn đề, cấp bách và quan trọng. Những vấn đề cấp bách hiếm khi quan trọng, và những vấn đề quan trọng hiếm khi cấp bách.”
Từ triết lý này, một phương pháp đơn giản nhưng đầy uy lực ra đời, giúp hàng triệu người trên thế giới ra quyết định tốt hơn, làm việc ít hơn nhưng hiệu quả hơn.
Cấu trúc của ma trận Eisenhower
Ma trận được chia thành bốn ô, tương ứng với bốn nhóm công việc khác nhau, dựa trên hai tiêu chí: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp.
- Ô 1 – Quan trọng và khẩn cấp: Đây là những việc cần phải xử lý ngay lập tức. Thường là công việc có thời hạn gấp hoặc các tình huống khủng hoảng. Ví dụ: xử lý sự cố kỹ thuật, deadline cận kề, khách hàng phàn nàn nghiêm trọng.
- Ô 2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Đây là nhóm công việc mang lại giá trị dài hạn như lên kế hoạch chiến lược, xây dựng hệ thống, đào tạo kỹ năng, chăm sóc sức khỏe, phát triển bản thân. Đây là khu vực quan trọng nhất để tạo ra hiệu quả bền vững.
- Ô 3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Những việc dễ khiến bạn bị phân tâm như trả lời điện thoại, email ngẫu nhiên, cuộc họp không rõ mục đích. Những việc này nên được giới hạn hoặc ủy quyền cho người khác.
- Ô 4 – Không quan trọng và không khẩn cấp: Đây là nhóm công việc tiêu tốn thời gian nhưng không tạo ra giá trị như lướt mạng xã hội, xem video giải trí quá mức, nói chuyện không cần thiết trong giờ làm việc.
Việc phân loại công việc vào đúng ô giúp bạn ra quyết định nhanh hơn, chủ động hơn và luôn tập trung vào những việc có tác động lớn nhất.
Lý do nên áp dụng ma trận Eisenhower trong quản trị công việc cá nhân
Thứ nhất, ma trận này đơn giản và dễ áp dụng, ai cũng có thể sử dụng mà không cần kỹ năng chuyên môn phức tạp. Chỉ cần một tờ giấy trắng hoặc một bảng Notion/Trello là bạn đã có thể bắt đầu.
Thứ hai, nó giúp giảm stress và tránh tình trạng “chạy theo việc”, bởi bạn biết rõ điều gì thực sự cần ưu tiên, điều gì có thể trì hoãn hoặc loại bỏ. Từ đó, bạn làm chủ thời gian thay vì để công việc điều khiển mình.
Thứ ba, ma trận này rèn luyện cho bạn khả năng ra quyết định chiến lược: không chỉ phản ứng với hiện tại, mà còn biết đầu tư thời gian vào những gì tạo ra giá trị lâu dài như kỹ năng, sức khỏe, các mối quan hệ và mục tiêu cá nhân.
Thứ tư, khi áp dụng nhất quán, ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn thiết kế lại thói quen làm việc, giảm ồ ạt, tăng chiến lược – từ đó cải thiện hiệu suất toàn diện.
Phân biệt giữa việc khẩn cấp và việc quan trọng
Một trong những lý do khiến nhiều người áp dụng sai hoặc không duy trì được ma trận Eisenhower là do không phân biệt rõ khái niệm “khẩn cấp” và “quan trọng”. Trên thực tế, đây là hai tiêu chí hoàn toàn khác nhau – và hiểu đúng là điều kiện tiên quyết để ra quyết định đúng.
Việc khẩn cấp là gì?
Việc khẩn cấp là những công việc cần được xử lý ngay lập tức, thường đi kèm với áp lực về thời gian hoặc đòi hỏi phản ứng nhanh. Đặc điểm chung của việc khẩn cấp là:
- Có deadline rõ ràng, cận kề
- Có người khác đang chờ bạn phản hồi
- Thường phát sinh đột ngột và gây gián đoạn dòng công việc chính
Ví dụ:
- Báo cáo cần nộp trong ngày
- Email yêu cầu xử lý gấp từ khách hàng
- Cuộc họp bất ngờ về vấn đề phát sinh
- Sự cố kỹ thuật cần can thiệp ngay
Tuy nhiên, việc khẩn cấp không phải lúc nào cũng quan trọng. Nhiều nhiệm vụ gắn mác “khẩn cấp” thực chất là công việc nhỏ, không mang lại nhiều giá trị nếu xét trong bức tranh tổng thể.
Việc quan trọng là gì?
Việc quan trọng là những công việc có ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu dài hạn, kết quả chiến lược hoặc phát triển cá nhân. Chúng không phải lúc nào cũng cần làm ngay, nhưng nếu bị trì hoãn liên tục sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất và tiến độ tổng thể.
Đặc điểm của việc quan trọng:
- Gắn với mục tiêu trọng tâm
- Tạo ra giá trị cao hoặc tác động lâu dài
- Thường đòi hỏi sự tập trung và đầu tư thời gian chất lượng
Ví dụ:
- Xây dựng kế hoạch marketing cho quý tới
- Viết nội dung quan trọng cho website
- Học kỹ năng mới phục vụ công việc
- Gặp gỡ cố vấn hoặc mentor để định hướng
Việc quan trọng giúp bạn phát triển và đạt kết quả bền vững, trong khi việc khẩn cấp chủ yếu giúp duy trì trạng thái hiện tại hoặc giải quyết sự vụ.
Vì sao chúng ta dễ bị cuốn vào việc khẩn cấp mà bỏ qua việc quan trọng?
Nguyên nhân phổ biến:
- Việc khẩn cấp tạo cảm giác đang “làm việc”, nên dễ gây ảo tưởng năng suất
- Áp lực từ người khác khiến bạn phản ứng ngay mà không cân nhắc giá trị
- Việc quan trọng thường không có deadline cụ thể nên dễ bị hoãn
- Tâm lý “giải quyết nhanh việc nhỏ” để cảm thấy nhẹ đầu, nhưng làm tiêu hao thời gian và năng lượng
Chính vì vậy, kỹ năng phân loại và lựa chọn việc để làm là nền tảng để rèn luyện tư duy chiến lược trong công việc hằng ngày.
Cách áp dụng ma trận Eisenhower vào thực tế làm việc hằng ngày
Ma trận Eisenhower chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi được áp dụng một cách nhất quán và linh hoạt vào lịch làm việc hàng ngày. Không phải cứ vẽ bảng chia bốn ô là bạn sẽ làm việc hiệu quả – điều quan trọng là biết cách đưa công cụ vào đúng thời điểm, đúng cách và đúng nhịp sinh hoạt cá nhân.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để bạn áp dụng ma trận này trong công việc thực tế.
Bước 1: Liệt kê toàn bộ đầu việc trong ngày hoặc tuần
Trước tiên, hãy dành thời gian vào đầu ngày hoặc đầu tuần để liệt kê toàn bộ các công việc bạn cần xử lý. Không phân biệt lớn – nhỏ, ngắn hạn – dài hạn, việc quan trọng hay không. Hãy viết ra càng đầy đủ càng tốt.
Việc làm rõ tất cả các đầu việc giúp bạn hình dung được khối lượng công việc thực tế và tránh bỏ sót những nhiệm vụ quan trọng chưa được lên lịch.
Bước 2: Phân loại công việc vào bốn ô của ma trận Eisenhower
Sau khi có danh sách công việc, hãy phân từng đầu việc vào bốn nhóm theo tiêu chí sau:
- Nhóm 1 (Quan trọng và khẩn cấp): Làm ngay. Đây là những việc ảnh hưởng lớn và cần hoàn thành trong thời gian rất ngắn.
- Nhóm 2 (Quan trọng nhưng không khẩn cấp): Lên kế hoạch cụ thể. Đây là nhóm công việc cần được phân bổ vào những khung giờ “vàng” trong ngày – khi bạn tỉnh táo, sáng tạo và ít bị gián đoạn nhất.
- Nhóm 3 (Không quan trọng nhưng khẩn cấp): Xem xét việc giao cho người khác, hoặc chỉ xử lý nếu thật sự cần thiết.
- Nhóm 4 (Không quan trọng và không khẩn cấp): Loại bỏ, giảm tần suất, hoặc dời sang cuối ngày.
Việc phân loại này không chỉ giúp bạn nhìn rõ điều gì cần ưu tiên, mà còn huấn luyện bạn tư duy lựa chọn và ra quyết định nhanh hơn mỗi khi có đầu việc mới phát sinh.
Bước 3: Lập kế hoạch thực thi theo mức độ ưu tiên
Sau khi đã phân loại, hãy lập kế hoạch thực hiện công việc theo thứ tự sau:
- Ưu tiên hoàn thành nhóm 1 trước, không để dồn đến cuối ngày.
- Dành thời gian chất lượng nhất trong ngày cho nhóm 2.
- Giao nhóm 3 nếu có thể, hoặc đặt giới hạn thời gian xử lý.
- Hạn chế tối đa nhóm 4, tránh rơi vào trạng thái “bận rộn vô nghĩa”.
Bạn có thể dùng công cụ như Notion, Google Calendar hoặc bảng trắng tại nơi làm việc để bố trí công việc theo ma trận. Một số người còn kết hợp với phương pháp “time blocking” để chặn thời gian riêng cho từng loại nhiệm vụ.
Bước 4: Đánh giá cuối ngày để cải thiện phân loại
Không phải lúc nào bạn cũng phân loại chính xác ngay từ đầu – đặc biệt là với những công việc mới phát sinh hoặc các nhiệm vụ có tính chất thay đổi. Do đó, hãy dành vài phút mỗi cuối ngày để đánh giá:
- Đầu việc nào bị trễ vì phân loại sai?
- Có việc nào bị bỏ lỡ nhưng hóa ra lại quan trọng?
- Thời gian dành cho từng nhóm đã hợp lý chưa?
Việc đánh giá đều đặn sẽ giúp bạn ngày càng nâng cao khả năng ra quyết định nhanh và chính xác trong việc lựa chọn công việc để ưu tiên.
Những sai lầm thường gặp khi áp dụng ma trận Eisenhower và cách khắc phục
Dù ma trận Eisenhower rất dễ hiểu và dễ triển khai, nhưng nhiều người lại không đạt được hiệu quả như mong muốn do mắc phải một số sai lầm trong quá trình áp dụng. Việc nhận diện và điều chỉnh các lỗi này sẽ giúp bạn sử dụng công cụ này một cách hiệu quả và bền vững hơn.
Phân loại nhầm giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”
Đây là sai lầm phổ biến nhất. Nhiều người gán cho các đầu việc áp lực từ người khác là “quan trọng”, trong khi bản chất nó chỉ mang tính chất khẩn cấp. Ngược lại, các công việc có giá trị chiến lược nhưng chưa có deadline lại dễ bị hoãn và xem nhẹ.
Cách khắc phục là dành thời gian phân tích kỹ giá trị dài hạn của mỗi công việc, và học cách đặt câu hỏi phản tư như: “Việc này có phục vụ mục tiêu lớn của tôi không?” hoặc “Nếu tôi không làm việc này hôm nay, hậu quả sẽ ra sao?”
Chỉ phân loại mà không hành động cụ thể
Một số người dừng lại ở việc lập bảng ma trận mỗi sáng nhưng không biến nó thành hành động cụ thể: không đưa vào lịch, không giới hạn thời gian, không đo tiến độ. Kết quả là công việc vẫn tồn đọng, còn ma trận trở thành công cụ “trang trí”.
Cách khắc phục là kết hợp phân loại với các phương pháp hành động cụ thể như time blocking (chặn thời gian trong lịch), MIT (3 việc quan trọng nhất trong ngày), hoặc kỹ thuật Pomodoro để thực thi từng nhiệm vụ.
Thiếu tính linh hoạt khi tình huống thay đổi
Một công việc có thể từ “không khẩn cấp” chuyển thành “khẩn cấp” nếu bạn trì hoãn quá lâu. Ngoài ra, trong môi trường làm việc thực tế, có nhiều yếu tố ngoại cảnh khiến kế hoạch thay đổi. Việc quá cứng nhắc với ma trận khiến bạn bị động khi có sự cố phát sinh.
Cách khắc phục là giữ tính linh hoạt, đánh giá lại ma trận mỗi cuối ngày hoặc đầu tuần, và điều chỉnh các nhóm công việc theo thực tế.
Áp dụng cá nhân nhưng không đồng bộ với nhóm
Ở môi trường làm việc nhóm, nếu chỉ một cá nhân áp dụng Eisenhower mà các thành viên khác thì không, sẽ dễ dẫn đến xung đột ưu tiên. Một người ưu tiên việc quan trọng dài hạn, người khác lại thúc đẩy việc khẩn cấp phát sinh.
Giải pháp là đào tạo và thống nhất khái niệm “việc quan trọng” trong nhóm, áp dụng ma trận Eisenhower như một phần của hệ thống quản trị dự án, và tổ chức các buổi review để cùng phân loại và đồng thuận các nhóm việc theo từng tuần.
Kết luận
Ma trận Eisenhower không chỉ là một công cụ quản lý thời gian đơn giản, mà còn là một kỹ năng tư duy chiến lược giúp bạn định hình lại cách tiếp cận công việc mỗi ngày. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng” sẽ giúp bạn thoát khỏi vòng xoáy xử lý sự vụ liên tục, để tập trung vào những việc thực sự đưa bạn đến gần hơn với mục tiêu dài hạn.
Khi áp dụng đúng và nhất quán, ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn:
- Làm việc chủ động thay vì phản ứng bị động
- Tăng khả năng tập trung vào giá trị cốt lõi
- Cân bằng giữa xử lý công việc và phát triển bản thân
- Ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn trong môi trường áp lực cao
Nếu bạn là cá nhân muốn nâng cao năng lực tổ chức công việc, hoặc là doanh nghiệp cần huấn luyện kỹ năng ra quyết định, lập kế hoạch và kiểm soát thời gian cho đội ngũ, hãy liên hệ ngay với chuyên gia Lê Anh Phước – Giám đốc Marketing – IT để được tư vấn chuyên sâu và thiết kế hệ thống làm việc phù hợp.
LIÊN HỆ
Đăng ký đào tạo hoặc nhận tư vấn tại: Bách Khoa Marketing hoặc Alphalife Việt Nam
Hotline: 0961 346 598
Gmail: anhphuoc.tphcm@gmail.com