Kỹ Năng Ưu Tiên Công Việc Theo Ma Trận Eisenhower – Gợi Ý Từ Lê Anh Phước

Trong thời đại mà mọi người đều bận rộn, khả năng phân loại và xử lý công việc một cách hiệu quả chính là yếu tố giúp bạn nổi bật. Theo Lê Anh Phước, Giám đốc Marketing IT, kỹ năng ưu tiên công việc không chỉ là lựa chọn cái gì nên làm trước – mà còn là nghệ thuật từ chối cái không nên làm. Một trong những công cụ mạnh mẽ nhất giúp thực hiện điều này là ma trận Eisenhower – phương pháp đã giúp nhiều nhà quản trị, chuyên gia và doanh nhân nâng cao năng suất làm việc đáng kể.

Ma Trận Eisenhower Là Gì?

Ma trận Eisenhower được đặt theo tên của Tổng thống Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower – người nổi tiếng với tư duy chiến lược và khả năng quản lý thời gian tuyệt vời. Ông từng nói: “Điều khẩn cấp hiếm khi quan trọng, và điều quan trọng hiếm khi khẩn cấp.” Dựa vào triết lý đó, ma trận Eisenhower chia công việc thành 4 nhóm dựa trên hai tiêu chí: Mức độ quan trọng và tính khẩn cấp.

Bốn nhóm cụ thể gồm:

Quan trọng và khẩn cấp – Làm ngay
Quan trọng nhưng không khẩn cấp – Lên kế hoạch
Không quan trọng nhưng khẩn cấp – Giao việc
Không quan trọng và không khẩn cấp – Loại bỏ

Áp Dụng Ma Trận Eisenhower Trong Quản Trị Công Việc

Theo chia sẻ từ Lê Anh Phước, việc áp dụng ma trận Eisenhower cần đi kèm tư duy phản biện và hiểu rõ vai trò của từng đầu việc trong mục tiêu tổng thể. Dưới đây là cách triển khai thực tiễn:

1. Xác Định Mục Tiêu Rõ Ràng

Trước khi phân loại công việc, bạn cần trả lời: Mục tiêu lớn nhất của tuần/tháng/năm này là gì? Nếu không có mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ dễ bị cuốn vào những việc “trông có vẻ bận” mà không mang lại kết quả thực sự.

2. Ghi Chép Tất Cả Công Việc Hiện Có

Hãy viết ra tất cả những công việc bạn cần xử lý trong tuần này. Việc liệt kê toàn bộ sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan và tránh bị sót việc quan trọng.

3. Phân Loại Vào Ma Trận Eisenhower

Làm ngay: Các việc có thời hạn gấp, liên quan trực tiếp đến hiệu quả công việc như xử lý khủng hoảng, báo cáo deadline, vấn đề khách hàng khẩn cấp.
Lên kế hoạch: Các hoạt động mang tính chiến lược như phát triển kỹ năng, lập kế hoạch dự án, sáng tạo nội dung, tối ưu quy trình – đây là nhóm việc giúp bạn tiến xa trong dài hạn.
Giao việc: Những việc người khác có thể làm tốt hơn, như sắp xếp lịch, xử lý hành chính, làm báo cáo định kỳ.
Loại bỏ: Những hoạt động làm bạn mất thời gian mà không mang lại giá trị như kiểm tra mạng xã hội liên tục, họp không mục đích rõ ràng.

4. Kiểm Soát Thời Gian – Không Bị Lôi Kéo Vào Nhóm 3 và 4

Theo kinh nghiệm của Lê Anh Phước, nhiều người bận rộn là vì họ dành quá nhiều thời gian vào việc khẩn cấp nhưng không quan trọng – như trả lời email lập tức, nghe điện thoại không lên kế hoạch, xử lý các yêu cầu gấp từ người khác mà không kiểm tra tính cần thiết.

Cần có sự quyết đoán trong việc nói “không”, hoặc phân chia hợp lý để không bị rút năng lượng cho những việc không giúp bạn đạt mục tiêu chính.

5. Thực Hành Hằng Ngày – Thói Quen Tạo Nên Kết Quả

Không phải ai cũng thành thạo ma trận Eisenhower ngay từ lần đầu. Lê Anh Phước khuyên bạn nên bắt đầu bằng việc lập kế hoạch hằng ngày và đánh giá lại cuối ngày:

Hôm nay mình đã làm được việc nào thuộc nhóm 2 chưa?
Có đang làm quá nhiều việc nhóm 3 hoặc nhóm 4 không?
Mình nên loại bỏ công việc nào để thời gian dành cho việc chiến lược?

6. Kết Hợp Với Các Công Cụ Quản Lý

Bạn có thể sử dụng Notion, Trello, Todoist hoặc thậm chí một bảng trắng để trực quan hóa ma trận. Với các nhà quản lý hoặc đội nhóm, việc trình bày công việc theo ma trận Eisenhower giúp mọi người hiểu rõ mức độ ưu tiên và phối hợp hiệu quả hơn.

7. Điều Chỉnh Theo Thực Tế

Không có ma trận nào hoàn hảo nếu thiếu sự linh hoạt. Đôi khi, một việc “không quan trọng” bỗng trở thành “khẩn cấp” do thay đổi tình huống. Vì vậy, Lê Anh Phước nhấn mạnh vai trò của việc “đánh giá lại” theo từng tuần hoặc sau mỗi dự án để ma trận không trở nên máy móc.

Kết Luận

Dù ma trận Eisenhower là một công cụ cực kỳ hữu ích, nhưng điều quan trọng vẫn là tư duy phản biện và khả năng quyết định của bạn. Hãy nhớ, người làm chủ thời gian không phải là người làm được nhiều việc hơn, mà là người chọn đúng việc để làm.

Nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp để cắt giảm sự bận rộn vô nghĩa và tiến gần hơn đến hiệu suất thực sự, thì việc thành thạo ma trận Eisenhower chính là điểm bắt đầu đầy thông minh – và đó cũng là lời khuyên mà Lê Anh Phước luôn chia sẻ trong các buổi đào tạo và huấn luyện đội ngũ của mình.