Trong tuyển dụng hiện đại, việc lựa chọn ứng viên không còn dựa vào cảm tính hay ấn tượng ban đầu. Doanh nghiệp ngày nay đang chuyển dịch sang hướng đánh giá ứng viên dựa trên năng lực cốt lõi, nhằm đảm bảo không chỉ tuyển đúng người, mà còn tuyển đúng người có thể phát huy hiệu quả trong môi trường thực tế. Muốn làm được điều đó, nhà tuyển dụng cần sở hữu một kỹ năng nền tảng và mang tính chiến lược: xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn theo năng lực.
Theo chia sẻ của chuyên gia Lê Anh Phước – Giám đốc Marketing – IT, người có nhiều năm tư vấn về chiến lược nhân sự cho doanh nghiệp:
“Một bộ câu hỏi phỏng vấn bài bản không chỉ giúp tuyển đúng người, mà còn phản ánh tư duy và văn hóa của tổ chức. Câu hỏi đúng sẽ khai mở được năng lực thật sự của ứng viên – điều mà CV hoặc bằng cấp không thể hiện rõ.”
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu:
- Vì sao nên xây dựng bộ câu hỏi dựa trên năng lực thay vì hỏi chung chung?
- Cách xác định năng lực cốt lõi cho từng vị trí.
- Phương pháp thiết kế câu hỏi phù hợp theo từng nhóm năng lực.
- Những lưu ý thực tiễn để tăng hiệu quả và tính công bằng trong phỏng vấn.
Phỏng vấn theo năng lực là gì và khác gì phỏng vấn thông thường?
Phỏng vấn theo năng lực (Competency-based Interview) là phương pháp tuyển dụng trong đó nhà tuyển dụng đặt các câu hỏi có mục tiêu rõ ràng nhằm đánh giá những năng lực cụ thể mà ứng viên cần có để đảm nhiệm tốt vị trí công việc. Đây là phương pháp được các tập đoàn lớn và các tổ chức quốc tế áp dụng phổ biến để đảm bảo tính khách quan, hệ thống và đo lường được trong tuyển chọn nhân sự.
Khác với phỏng vấn truyền thống – nơi câu hỏi thường mang tính khơi gợi chung chung như “Bạn hãy giới thiệu về bản thân”, “Bạn nghĩ mình phù hợp với vị trí này vì điều gì?”, phỏng vấn theo năng lực tập trung vào việc:
- Xác định rõ từng nhóm năng lực cần đánh giá
- Thiết kế câu hỏi theo tình huống cụ thể
- Đánh giá hành vi ứng viên thông qua kinh nghiệm thực tế
Ví dụ, nếu tuyển một trưởng nhóm bán hàng, nhà tuyển dụng có thể cần đánh giá các năng lực như: tư duy chiến lược, năng lực lãnh đạo, khả năng tạo động lực cho đội ngũ, và xử lý phản đối từ khách hàng. Thay vì hỏi “Bạn có biết quản lý nhóm không?”, nhà tuyển dụng sẽ hỏi:
“Hãy chia sẻ một tình huống cụ thể mà bạn đã giúp đội nhóm vượt qua mục tiêu doanh số trong thời gian ngắn. Bạn đã làm gì và kết quả ra sao?”
Qua cách ứng viên kể lại câu chuyện, người phỏng vấn sẽ đánh giá được:
- Họ có từng trải qua tình huống tương tự chưa?
- Họ phản ứng và hành động như thế nào?
- Kết quả cuối cùng có thuyết phục không?
- Các năng lực cần thiết có được thể hiện rõ ràng không?
Vì sao phỏng vấn theo năng lực quan trọng hơn phương pháp truyền thống?
Thứ nhất, phỏng vấn theo năng lực giúp tránh đánh giá cảm tính. Khi mỗi ứng viên được hỏi cùng một nhóm câu hỏi xoay quanh những năng lực cụ thể, nhà tuyển dụng sẽ có cơ sở so sánh công bằng và rõ ràng hơn.
Thứ hai, phương pháp này tập trung vào hành vi thực tế hơn là lý thuyết hoặc trình bày khéo léo. Điều này đặc biệt quan trọng trong thời đại mà CV có thể được “đánh bóng” và kỹ năng trả lời có thể được học thuộc.
Thứ ba, phỏng vấn theo năng lực giúp dự đoán chính xác hơn về khả năng làm việc trong tương lai. Hành vi trong quá khứ là dữ liệu có giá trị để đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với yêu cầu công việc, áp lực thực tế và văn hóa doanh nghiệp.
Thứ tư, đây là phương pháp phù hợp để chuẩn hóa quy trình tuyển dụng, đặc biệt trong các doanh nghiệp lớn hoặc có nhiều vòng phỏng vấn. Việc có bộ câu hỏi rõ ràng theo từng năng lực giúp giảm chênh lệch trong đánh giá giữa các người phỏng vấn khác nhau.
Các nhóm năng lực cốt lõi thường gặp và cách xác định cho từng vị trí
Trước khi xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn theo năng lực, nhà tuyển dụng cần xác định rõ những nhóm năng lực nào là thiết yếu đối với vị trí đang tuyển. Năng lực ở đây không chỉ là kiến thức hay kỹ năng chuyên môn, mà còn bao gồm hành vi, thái độ và khả năng phản ứng với môi trường làm việc thực tế. Tùy theo vai trò và cấp bậc, mỗi vị trí sẽ yêu cầu một bộ năng lực riêng biệt.
Dưới đây là những nhóm năng lực cốt lõi thường gặp, cùng với hướng dẫn cách xác định phù hợp cho từng vị trí:
Năng lực chuyên môn (Technical Competency)
Đây là nhóm năng lực thể hiện mức độ hiểu biết và thành thạo về công việc cụ thể như:
- Sử dụng phần mềm, công cụ kỹ thuật
- Áp dụng quy trình nghiệp vụ
- Hiểu biết về sản phẩm, dịch vụ hoặc thị trường ngành nghề
Áp dụng cho: kỹ sư, kế toán, lập trình viên, chuyên viên pháp lý, nhân sự, v.v.
Ví dụ năng lực: “Thành thạo sử dụng phần mềm kế toán MISA”; “Biết phân tích dữ liệu bằng Excel nâng cao”.
Năng lực hành vi (Behavioral Competency)
Là những đặc điểm cá nhân, thái độ, phản ứng và hành vi ứng xử của ứng viên trong công việc, bao gồm:
- Kỹ năng giao tiếp
- Tư duy phản biện
- Quản lý thời gian
- Kiểm soát cảm xúc
- Làm việc nhóm
Áp dụng cho: hầu hết các vị trí, đặc biệt là các vị trí tương tác nhiều như chăm sóc khách hàng, tư vấn bán hàng, nhân sự, truyền thông.
Ví dụ năng lực: “Biết cách xử lý xung đột nội bộ một cách linh hoạt”; “Chủ động trong việc tiếp cận và phục vụ khách hàng khó tính”.
Năng lực lãnh đạo và quản lý (Leadership Competency)
Dành cho các vị trí quản lý hoặc có định hướng phát triển lên cấp quản lý, nhóm năng lực này thể hiện khả năng:
- Dẫn dắt đội nhóm
- Ra quyết định trong tình huống phức tạp
- Phân công, giám sát công việc
- Tạo động lực và phát triển nhân viên cấp dưới
Áp dụng cho: tổ trưởng, quản lý dự án, trưởng phòng, giám đốc bộ phận.
Ví dụ năng lực: “Khả năng xây dựng kế hoạch và phân bổ nguồn lực hiệu quả”; “Xử lý nhân sự yếu kém mà vẫn giữ được tinh thần đội nhóm”.
Năng lực tư duy chiến lược và đổi mới (Strategic & Innovation Competency)
Là khả năng nhìn xa, phân tích xu hướng, phát hiện vấn đề chưa rõ ràng và đưa ra giải pháp sáng tạo, bao gồm:
- Phân tích dữ liệu và thị trường
- Đề xuất cải tiến
- Tư duy hệ thống và định hướng dài hạn
Áp dụng cho: chuyên gia cấp cao, giám đốc chiến lược, các vị trí R&D, marketing chiến lược, phát triển sản phẩm.
Ví dụ năng lực: “Khả năng đề xuất chiến dịch marketing mới dựa trên insight thị trường”; “Tư duy hệ thống trong việc phát triển sản phẩm theo lộ trình dài hạn”.
Năng lực phù hợp văn hóa và thích nghi (Cultural Fit & Adaptability)
Đây là nhóm năng lực thường bị bỏ qua nhưng lại là yếu tố quan trọng giúp ứng viên gắn bó lâu dài, bao gồm:
- Khả năng thích nghi với thay đổi
- Sự linh hoạt trong môi trường mới
- Tôn trọng và tuân thủ giá trị doanh nghiệp
Áp dụng cho: tất cả các vị trí, đặc biệt là trong môi trường startup, công ty đang chuyển đổi, doanh nghiệp đa quốc gia.
Ví dụ năng lực: “Khả năng học nhanh và thích nghi với quy trình vận hành mới trong thời gian ngắn”.
Làm sao để xác định nhóm năng lực cần thiết cho từng vị trí?
Để xác định đúng nhóm năng lực cho từng vị trí, nhà tuyển dụng cần:
- Phân tích công việc (Job Analysis): Xem xét mô tả công việc, trách nhiệm chính, yêu cầu đầu ra, quy mô đội nhóm và mức độ tương tác liên phòng ban.
- Trao đổi với người quản lý trực tiếp: Lắng nghe kỳ vọng của người sẽ quản lý vị trí đó, hiểu được đâu là yếu tố quan trọng để ứng viên thành công trong vai trò này.
- Xem lại lịch sử tuyển dụng: Phân tích hồ sơ các ứng viên từng thành công/thất bại ở vị trí tương tự để rút ra đặc điểm năng lực thực sự cần thiết.
- Sử dụng khung năng lực (Competency Framework): Nhiều doanh nghiệp xây dựng bộ từ điển năng lực cho toàn tổ chức, từ đó lựa chọn ra các năng lực cốt lõi theo từng vị trí cụ thể.
Hướng dẫn thiết kế bộ câu hỏi phỏng vấn theo từng nhóm năng lực
Sau khi xác định được các nhóm năng lực cốt lõi cho từng vị trí, bước tiếp theo và quan trọng nhất là xây dựng bộ câu hỏi phù hợp để khai thác những năng lực đó một cách cụ thể và hiệu quả. Mỗi nhóm năng lực cần một loại câu hỏi riêng, đảm bảo ứng viên không chỉ nói suông mà phải đưa ra minh chứng thực tế từ kinh nghiệm bản thân.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách xây dựng câu hỏi theo từng nhóm năng lực phổ biến, kết hợp với mô hình STAR (Situation – Task – Action – Result) để giúp nhà tuyển dụng khai thác đúng trọng tâm.
Câu hỏi dành cho năng lực chuyên môn (Technical Competency)
Mục tiêu: Xác định ứng viên có hiểu rõ nghiệp vụ, công cụ, quy trình làm việc hay không.
Cách đặt câu hỏi:
- “Hãy mô tả một dự án bạn từng thực hiện có sử dụng phần mềm XYZ. Bạn đã áp dụng nó như thế nào trong quy trình?”
- “Trong công việc trước đây, bạn đã xử lý tình huống sai sót về nghiệp vụ như thế nào?”
Điểm cần đánh giá:
- Kiến thức thực tế
- Kỹ năng xử lý nghiệp vụ
- Tư duy hệ thống và chi tiết
Câu hỏi dành cho năng lực hành vi (Behavioral Competency)
Mục tiêu: Đánh giá kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, kiểm soát cảm xúc, thích nghi với thay đổi.
Cách đặt câu hỏi:
- “Kể lại một lần bạn xung đột với đồng nghiệp. Bạn đã xử lý ra sao?”
- “Khi bị chỉ trích không công bằng, bạn đã phản ứng như thế nào?”
Điểm cần đánh giá:
- Mức độ trưởng thành trong giao tiếp
- Khả năng kiềm chế cảm xúc
- Tư duy tích cực và thích nghi
Câu hỏi dành cho năng lực lãnh đạo và quản lý (Leadership Competency)
Mục tiêu: Đánh giá khả năng định hướng, dẫn dắt, phân bổ công việc và xử lý tình huống quản lý.
Cách đặt câu hỏi:
- “Bạn đã bao giờ phải xử lý một nhân viên có hiệu suất thấp? Bạn làm gì để cải thiện tình hình?”
- “Kể lại một lần bạn cần ra quyết định gấp dưới áp lực. Bạn đã cân nhắc như thế nào?”
Điểm cần đánh giá:
- Tư duy quyết đoán, logic
- Khả năng truyền cảm hứng
- Kỹ năng phát triển nhân viên
Câu hỏi dành cho năng lực đổi mới và tư duy chiến lược (Strategic & Innovation Competency)
Mục tiêu: Tìm hiểu khả năng nhìn xa, phân tích tình huống và đề xuất giải pháp mang tính đột phá.
Cách đặt câu hỏi:
- “Bạn từng đề xuất sáng kiến nào giúp cải tiến quy trình làm việc? Quá trình thực hiện ra sao?”
- “Kể về một lần bạn đưa ra quyết định có tác động lâu dài đến tổ chức hoặc phòng ban.”
Điểm cần đánh giá:
- Tư duy phân tích, tổng hợp
- Tính thực tiễn và sáng tạo
- Hiểu biết về môi trường kinh doanh
Câu hỏi dành cho năng lực phù hợp văn hóa và thích nghi (Cultural Fit & Adaptability)
Mục tiêu: Đánh giá khả năng hòa nhập, thay đổi và chấp nhận sự khác biệt trong môi trường mới.
Cách đặt câu hỏi:
- “Kể lại thời điểm bạn phải làm việc trong một môi trường hoàn toàn mới. Bạn đã thích nghi như thế nào?”
- “Trong lần thay đổi quy trình hoặc cấu trúc công ty gần nhất, bạn đã phản ứng ra sao?”
Điểm cần đánh giá:
- Tính linh hoạt và học hỏi
- Tinh thần hợp tác
- Quan điểm cá nhân phù hợp với văn hóa doanh nghiệp
Lưu ý khi xây dựng bộ câu hỏi theo năng lực
- Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, gần gũi: Tránh những câu quá dài, trừu tượng hoặc mang tính hàn lâm, khiến ứng viên khó nắm bắt.
- Không gợi mở kết luận: Tránh dẫn dắt để ứng viên trả lời theo mong muốn của nhà tuyển dụng. Ví dụ: không nên hỏi “Bạn có thường xuyên chủ động không?”, mà hãy hỏi “Bạn đã từng làm điều gì vượt ngoài nhiệm vụ của mình?”
- Bảo đảm tính nhất quán giữa các ứng viên: Mỗi vị trí nên có một bộ câu hỏi thống nhất để đảm bảo đánh giá công bằng và khách quan.
- Luôn kết hợp câu hỏi chính với câu hỏi phụ: Để khai thác sâu hơn hoặc kiểm tra tính nhất quán trong câu trả lời.
Kết luận
Xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn theo năng lực không chỉ là một kỹ thuật chuyên môn, mà còn là một chiến lược tuyển dụng hiện đại, giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng người – phù hợp từ năng lực đến văn hóa, từ tư duy đến khả năng phát triển lâu dài.
Trong môi trường tuyển dụng cạnh tranh, chỉ những doanh nghiệp có quy trình bài bản, đánh giá khách quan và tiếp cận ứng viên một cách chuyên nghiệp mới có thể thu hút và giữ chân nhân tài. Việc đầu tư xây dựng hệ thống phỏng vấn theo năng lực chính là chìa khóa tạo lợi thế cạnh tranh trong phát triển nguồn nhân lực bền vững.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần hỗ trợ thiết kế hệ thống phỏng vấn chuyên sâu, đào tạo kỹ năng tuyển dụng theo năng lực hoặc xây dựng bộ từ điển năng lực chuẩn hóa, hãy liên hệ chuyên gia Lê Anh Phước – Giám đốc Marketing – IT để được tư vấn và đồng hành xây dựng đội ngũ tuyển dụng chuyên nghiệp, hiệu quả.
Liên hệ
Đăng ký đào tạo hoặc nhận tư vấn tại: Bách Khoa Marketing hoặc Alphalife Việt Nam
Hotline: 0961 346 598 hoặc 092 6712 111
Fanpage: Anh Phước HR
Gmail: anhphuochr@gmail.com