Bạn từng cảm thấy mình làm việc cả ngày nhưng đến cuối vẫn không hiểu mình đã hoàn thành được gì chưa? Hàng loạt cuộc họp, email, việc gấp việc vặt… khiến bạn luôn trong trạng thái “bận rộn” nhưng không thực sự hiệu quả? Đó chính là dấu hiệu bạn đang rơi vào “bẫy bận rộn” (busy trap) – một vòng luẩn quẩn khiến bạn tưởng rằng mình đang tiến về phía trước, nhưng thực chất đang chạy tại chỗ.
Theo Lê Anh Phước, chuyên gia trong lĩnh vực quản trị thời gian và hiệu suất cá nhân, để thoát khỏi bẫy bận rộn, bạn cần thay đổi từ tư duy đến hành vi. Dưới đây là những chiến lược thực tế để bạn kiểm soát lại cuộc sống và công việc của mình.
1. Nhận Diện “Bẫy Bận Rộn”
Bẫy bận rộn là tình trạng bạn liên tục làm việc không ngừng nghỉ, nhưng những gì bạn làm lại không góp phần vào mục tiêu dài hạn. Bạn dành thời gian cho những việc gấp nhưng không quan trọng, phản ứng với mọi yêu cầu thay vì chủ động lựa chọn điều nên làm.
Lê Anh Phước nhấn mạnh: “Bận không đồng nghĩa với hiệu quả. Người làm chủ được công việc là người biết nói ‘không’ với những thứ làm mình tiêu hao năng lượng mà không tạo ra giá trị.”
2. Đặt Ưu Tiên Dựa Trên Kết Quả
Thay vì bắt đầu ngày làm việc với một danh sách dài lê thê, hãy học cách xác định 3 việc quan trọng nhất trong ngày – những việc giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu dài hạn. Sử dụng công cụ như ma trận Eisenhower để phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp.
Ví dụ:
-
Quan trọng & khẩn cấp: Xử lý sự cố với khách hàng lớn
-
Quan trọng & không khẩn cấp: Lên kế hoạch đào tạo nhân sự
-
Không quan trọng & khẩn cấp: Trả lời một số email thông thường
-
Không quan trọng & không khẩn cấp: Lướt mạng xã hội
Chỉ khi bạn tập trung vào việc thật sự tạo ra kết quả, bạn mới bước ra khỏi bẫy “làm cho có”.
3. Thoát Khỏi Tư Duy Phản Ứng
Nhiều người rơi vào bẫy bận rộn vì sống theo tư duy phản ứng: có email thì trả lời ngay, có cuộc họp là tham gia, có tin nhắn là phản hồi. Nhưng bạn không phải “tổng đài viên” của người khác. Thời gian là tài sản quý, và bạn có quyền bảo vệ nó.
Gợi ý từ Lê Anh Phước:
-
Tắt thông báo email, tin nhắn khi đang làm việc tập trung
-
Chỉ kiểm tra email vào 2–3 khung giờ cụ thể trong ngày
-
Học cách trả lời khéo léo: “Cảm ơn bạn, tôi sẽ xem xét và phản hồi vào ngày mai”
Việc này giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát lịch trình và không bị cuốn vào vòng xoáy vụn vặt.
4. Học Cách Nói “Không”
Đôi khi, bạn bận chỉ vì quá dễ dãi với lời đề nghị từ người khác. Sếp giao việc gấp phút cuối, đồng nghiệp nhờ hỗ trợ, bạn bè rủ đi café… bạn đều nhận lời, vì sợ mất lòng. Nhưng điều đó đồng nghĩa với việc bạn đánh đổi thời gian cho mục tiêu của chính mình.
Lê Anh Phước chia sẻ: “Tôi từng mất quá nhiều thời gian chỉ để làm hài lòng người khác. Sau này, tôi hiểu ra rằng: nói ‘không’ với người khác là nói ‘có’ với chính mình.”
Hãy học cách từ chối khéo léo:
-
“Cảm ơn bạn đã tin tưởng, nhưng hiện tại tôi đang tập trung vào một dự án quan trọng.”
-
“Tôi cần xem lại lịch trình. Nếu sắp xếp được tôi sẽ báo bạn ngay.”
5. Tối Ưu Công Cụ Quản Lý Thời Gian
Thay vì nhớ mọi thứ trong đầu hoặc ghi chú rải rác, bạn nên sử dụng những công cụ hỗ trợ quản lý thời gian và công việc như:
-
Trello: Quản lý công việc theo dự án
-
Google Calendar: Lên lịch tự động, nhắc nhở thông minh
-
Notion: Ghi chú, lưu trữ, lập kế hoạch cá nhân
-
Pomodoro Technique: Làm việc sâu 25 phút, nghỉ 5 phút
Theo Lê Anh Phước, điều cốt lõi không nằm ở số công cụ bạn dùng, mà ở cách bạn sử dụng nó để tự động hóa và hệ thống hóa công việc hằng ngày.
6. Tạo Khoảng Lặng & Không Gian Nghỉ
Nghe có vẻ ngược đời, nhưng nếu bạn muốn hiệu quả – hãy nghỉ ngơi nhiều hơn. Việc luôn “on” khiến não bộ bạn căng thẳng liên tục, giảm khả năng tập trung và sáng tạo.
Hãy tạo “khoảng lặng” mỗi ngày:
-
10 phút thiền buổi sáng
-
15 phút không điện thoại sau giờ làm
-
1 ngày cuối tuần không đụng vào công việc
Chính những khoảng lặng đó là thời gian để bạn nạp lại năng lượng và đánh giá lại điều gì là thật sự quan trọng.
7. Đánh Giá Lại Lối Sống
Cuối cùng, để thoát khỏi bẫy bận rộn, bạn phải dám đặt câu hỏi lớn: Mình đang sống theo điều gì? Mình đang theo đuổi điều gì? Thời gian mỗi ngày mình dành cho ai, điều gì?
Lê Anh Phước khuyên: “Nếu bạn không định hướng lại cuộc đời, người khác sẽ làm điều đó giúp bạn. Và kết quả thường không phải điều bạn mong muốn.”
Kết Luận
Thoát khỏi “bẫy bận rộn” không phải là việc trong ngày một ngày hai, mà là một quá trình tái thiết tư duy và kỷ luật hành vi. Hãy nhớ: bạn không được trả lương để bận, mà để tạo ra giá trị. Chọn sống sâu – thay vì sống vội. Chọn làm chủ – thay vì bị cuốn theo.
Nếu bạn đang tìm kiếm người hướng dẫn giúp bạn xây dựng lối sống hiệu quả hơn, hãy tìm đến chuyên gia Lê Anh Phước – người đã truyền cảm hứng cho hàng ngàn người thoát khỏi bẫy bận rộn để sống chủ động và ý nghĩa hơn mỗi ngày.
LIÊN HỆ
Đăng ký đào tạo hoặc nhận tư vấn tại: Bách Khoa Marketing hoặc Alphalife Việt Nam
Hotline: 0961 346 598 hoặc 092 6712 111
Fanpage: Anh Phước HR
Gmail: anhphuochr@gmail.com
Linkedln: Lê Anh Phước