Trong môi trường làm việc hiện đại, giao tiếp không chỉ là phương tiện truyền đạt thông tin, mà còn là yếu tố then chốt giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tăng hiệu suất làm việc và giữ chân nhân sự. Theo chuyên gia đào tạo doanh nghiệp Lê Anh Phước, một cuộc họp hiệu quả, một email rõ ràng hay một cuộc trò chuyện ngắn gọn nhưng thuyết phục có thể thay đổi hoàn toàn cục diện công việc.
Dưới đây là 5 quy tắc giao tiếp trong doanh nghiệp mà bất kỳ ai cũng cần ghi nhớ nếu muốn trở thành một nhân sự chuyên nghiệp và đóng góp tích cực cho tổ chức.
1.Luôn rõ ràng và súc tích
Giao tiếp hiệu quả bắt đầu từ sự rõ ràng. Dù là nói trực tiếp hay viết email, bạn cần:
-
Xác định rõ mục tiêu giao tiếp
-
Trình bày ngắn gọn, tránh lan man
-
Dùng từ ngữ dễ hiểu, phù hợp với đối tượng tiếp nhận
Lê Anh Phước nhấn mạnh: “Ngôn từ đơn giản, dễ hiểu lại là biểu hiện của sự chuyên nghiệp. Một người có tư duy rõ ràng sẽ giao tiếp rõ ràng.”
Ví dụ: Khi trình bày tiến độ công việc, thay vì nói: “Tôi đang cố gắng hoàn thiện,” hãy nói: “Tôi đã hoàn thành 80%, dự kiến hoàn tất vào thứ Sáu tuần này.”
2.Biết lắng nghe chủ động
Một trong những sai lầm phổ biến trong giao tiếp là nghe để phản hồi thay vì nghe để thấu hiểu. Trong doanh nghiệp, lắng nghe chủ động bao gồm:
-
Tập trung vào người nói, tránh nhìn điện thoại hay làm việc khác
-
Gật đầu, phản hồi bằng ánh mắt để thể hiện sự chú ý
-
Đặt câu hỏi ngắn để xác nhận lại thông tin
Theo Lê Anh Phước, kỹ năng lắng nghe tốt giúp hạn chế hiểu nhầm, đặc biệt trong các buổi họp chiến lược hay khi trao đổi giữa các phòng ban.
3.Giao tiếp phù hợp từng ngữ cảnh
Không có một phong cách giao tiếp chung cho mọi tình huống. Điều quan trọng là bạn phải linh hoạt điều chỉnh giọng điệu, ngôn ngữ, và phương tiện giao tiếp theo từng ngữ cảnh.
-
Với lãnh đạo: Giao tiếp ngắn gọn – trọng tâm – chuyên nghiệp
-
Với đồng nghiệp: Có thể thân thiện hơn, nhưng vẫn cần tôn trọng lẫn nhau
-
Với khách hàng: Cần lịch sự, kiên nhẫn, và chú trọng trải nghiệm
Chuyên gia Lê Anh Phước thường dạy trong các buổi đào tạo rằng: “Giao tiếp là nghệ thuật cân bằng giữa sự chân thành và sự đúng mực.”
4.Tránh giao tiếp bị động – hãy chủ động cập nhật thông tin
Trong môi trường doanh nghiệp, giao tiếp bị động là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến trễ tiến độ, hiểu nhầm và mâu thuẫn.
Bạn nên:
-
Chủ động thông báo nếu có sự thay đổi trong công việc
-
Cập nhật tiến độ định kỳ cho người có liên quan
-
Xin xác nhận lại thông tin sau cuộc họp hoặc email
Lê Anh Phước khuyên rằng: “Đừng đợi sếp hỏi mới báo cáo. Người chủ động giao tiếp là người luôn chiếm thế chủ động trong sự nghiệp.”
5.Chú ý ngôn ngữ cơ thể và cảm xúc khi giao tiếp
Ngoài lời nói, những yếu tố như ánh mắt, cử chỉ, biểu cảm cũng truyền tải thông điệp quan trọng. Một thông điệp tốt nhưng được truyền tải bằng thái độ cau có, thiếu thiện chí sẽ khiến người nghe cảm thấy tiêu cực.
Trong các khóa đào tạo của mình, Lê Anh Phước luôn nhấn mạnh rằng: “70% hiệu quả giao tiếp đến từ phi ngôn ngữ. Một cái mỉm cười đúng lúc có thể làm tan biến cả một bầu không khí căng thẳng.”
Lưu ý:
-
Tránh khoanh tay khi đối thoại
-
Giữ ánh mắt tự nhiên
-
Điều chỉnh giọng nói và tốc độ nói phù hợp
Kết luận
Giao tiếp trong doanh nghiệp không phải là kỹ năng “mềm” mà là một “năng lực cứng” cần được rèn luyện mỗi ngày. 5 quy tắc trên tuy đơn giản nhưng nếu thực hành nghiêm túc, bạn sẽ thấy sự thay đổi rõ rệt trong chất lượng công việc, mối quan hệ và uy tín cá nhân.
Như Lê Anh Phước từng chia sẻ: “Người giao tiếp giỏi không phải là người nói nhiều, mà là người khiến người khác muốn lắng nghe, muốn hành động.”
LIÊN HỆ
Đăng ký đào tạo hoặc nhận tư vấn tại: Bách Khoa Marketing hoặc Alphalife Việt Nam
Hotline: 0961 346 598 hoặc 092 6712 111
Fanpage: Anh Phước HR
Gmail: anhphuochr@gmail.com
Linkedln: Lê Anh Phước