Tối Ưu Kỹ Năng Giao Tiếp Qua Zoom Và Teams

Mở Đầu

Thế giới của chúng ta đã thay đổi những cuộc họp, buổi hội thảo, lớp học online giờ đây không còn là sự lựa chọn tạm thời mà đã trở thành tiêu chuẩn mới trong công việc và học tập.

Cùng với đó, kỹ năng giao tiếp trực tuyến cũng trở thành năng lực cốt lõi
Một người dù tài giỏi đến đâu, nếu không thể truyền đạt suy nghĩ, cảm xúc của mình một cách trọn vẹn qua màn hình, thì cơ hội phát triển cũng sẽ bị giới hạn

“Khoảng cách địa lý không làm chúng ta xa nhau, chỉ có khoảng cách trong cách truyền đạt mới khiến trái tim người khác lạnh đi.” – Chuyên gia Lê Anh Phước

Vậy làm sao để tối ưu kỹ năng giao tiếp trên Zoom, Teams và các nền tảng online khác?
Chúng ta cùng bước vào hành trình 7 bước rèn luyện chuyên sâu ngay sau đây

7 Bước Tối Ưu Kỹ Năng Giao Tiếp Qua Zoom Và Teams

Bước 1: Chuẩn Bị Kỹ Lưỡng Trước Khi Bắt Đầu

Trong thế giới giao tiếp trực tuyến, mọi yếu tố đều được khuếch đại hơn bình thường. Một lỗi nhỏ về âm thanh rè, hình ảnh tối, hay kết nối Internet chập chờn cũng có thể nhanh chóng làm giảm đi sự chuyên nghiệp và uy tín mà bạn xây dựng. Vì vậy, chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi bắt đầu không chỉ là cần thiết, mà còn là yếu tố tiên quyết để đảm bảo một cuộc họp hoặc buổi trình bày thành công.

Kiểm Tra Kỹ Thiết Bị Trước Giờ G:
Trước khi nhấn nút “Join Meeting”, hãy dành ít nhất 10–15 phút để kiểm tra toàn bộ hệ thống kỹ thuật:

• Âm thanh: Đảm bảo micro hoạt động rõ ràng, không bị vang hay rè. Có thể thử ghi âm ngắn để nghe lại chất lượng âm thanh.
• Camera: Kiểm tra camera có trong tầm ngắm không? Hình ảnh có đủ sáng, rõ nét và đúng góc độ hay không?
• Kết nối Internet: Kiểm tra tốc độ mạng. Nếu có thể, hãy dùng dây cáp Ethernet thay vì Wi-Fi để đảm bảo sự ổn định.
• Nền và ánh sáng: Chọn góc ngồi có ánh sáng tự nhiên hoặc ánh sáng bổ trợ hợp lý. Tránh nền rối mắt hoặc quá tối gây mất tập trung cho người xem.

Chuẩn Bị Không Gian Giao Tiếp:
Không chỉ thiết bị, môi trường xung quanh cũng cần được kiểm soát:

• Đảm bảo không gian yên tĩnh: Thông báo trước cho gia đình hoặc đồng nghiệp để tránh tiếng ồn bất chợt.
• Dọn dẹp khu vực làm việc: Một khung cảnh ngăn nắp sẽ giúp bạn tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn.
• Tắt thông báo thiết bị: Điện thoại, máy tính bảng và các thiết bị có thể làm gián đoạn nên được tắt âm hoặc để chế độ máy bay.

Chuẩn Bị Nội Dung Một Cách Cẩn Thận:

• Soạn sẵn tài liệu trình bày: Chuẩn bị slide, hình ảnh hoặc bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào cần thiết. Hãy đảm bảo các file đều đã sẵn sàng trên màn hình để dễ dàng chia sẻ.
• Ghi chú các ý chính: Liệt kê các điểm cần trao đổi để tránh bỏ sót thông tin quan trọng trong cuộc họp.
• Dự phòng các tình huống: Ví dụ, nếu mất mạng, bạn sẽ chuyển sang 4G? Nếu mic hỏng, bạn có mic phụ không? Kịch bản dự phòng giúp bạn luôn chủ động.

Đặt Rõ Mục Tiêu Cuộc Giao Tiếp:
Trước khi tham gia, hãy tự hỏi:

• Mình kỳ vọng điều gì từ cuộc họp này?
• Thông điệp chính mình cần truyền tải là gì?
• Những hành động cụ thể nào cần đạt được sau cuộc trao đổi?

Sự rõ ràng trong mục tiêu sẽ giúp bạn dẫn dắt nội dung mạch lạc, tạo cảm giác chuyên nghiệp và hiệu quả hơn trong mắt người đối diện.

Chuẩn Bị Tâm Thế – Yếu Tố Quyết Định Thành Công:
Không chỉ chuẩn bị thiết bị hay nội dung, tâm thế của bạn mới là nền tảng vững chắc cho mọi cuộc giao tiếp thành công:

• Chủ động: Hãy bước vào cuộc họp như một người dẫn dắt, sẵn sàng chia sẻ và lắng nghe.
• Cởi mở: Luôn giữ thái độ tích cực, sẵn sàng đón nhận ý kiến khác biệt.
• Tập trung: Loại bỏ mọi yếu tố gây xao lãng. Toàn tâm toàn ý với từng phút trong buổi giao tiếp.

“Thành công của một cuộc họp bắt đầu trước khi bạn nhấn nút ‘Join’.”
– Chuyên gia Lê Anh Phước

Một tâm thế chủ động và chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ không chỉ giúp bạn tự tin hơn, mà còn tạo nên năng lượng tích cực, lan tỏa đến cả những người tham dự ngay từ những giây đầu tiên.

Bước 2: Trang Phục Và Hình Ảnh – Ngôn Ngữ Của Sự Tôn Trọng

Trong một cuộc họp trực tuyến, hình ảnh của bạn không chỉ là phần mở đầu, mà chính là cách bạn giao tiếp đầu tiên. Trang phục và hình ảnh thể hiện sự tôn trọng với bản thân và người đối diện. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến cảm nhận của người khác, mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự chuyên nghiệp trong công việc.

Cách bạn xuất hiện có thể tạo dựng niềm tin ngay từ giây phút đầu tiên.

• Trang phục tối giản, màu sắc sáng: Hãy chọn những bộ đồ có màu sắc nhẹ nhàng, gọn gàng. Trang phục không cần phải quá cầu kỳ, nhưng luôn phải thể hiện sự chỉn chu. Áo sơ mi sáng màu, không có họa tiết lòe loẹt, luôn là sự lựa chọn an toàn và tinh tế.
• Tóc tai, trang điểm phù hợp: Mái tóc gọn gàng và lớp trang điểm nhẹ nhàng tạo nên một diện mạo tự tin, đầy sức sống. Hãy tránh những lựa chọn quá cầu kỳ hay màu sắc rực rỡ có thể làm giảm sự chuyên nghiệp.
• Phông nền sạch sẽ và ánh sáng tự nhiên: Nền sau lưng bạn cần phải gọn gàng, không có vật dụng gây phân tâm. Nếu không có không gian lý tưởng, bạn có thể sử dụng nền ảo nhưng hãy đảm bảo chúng phù hợp với bối cảnh. Ánh sáng phía trước sẽ giúp gương mặt bạn rõ ràng, dễ nhìn và tạo cảm giác gần gũi.

Chuyên gia Lê Anh Phước từng nói:

“Bạn không thể mong người khác tôn trọng mình khi bạn còn chưa tôn trọng hình ảnh mình thể hiện ra bên ngoài.”

Trang phục và hình ảnh của bạn chính là thông điệp mạnh mẽ gửi đến người khác về sự nghiêm túc và tôn trọng. Hãy nhớ rằng, trong giao tiếp trực tuyến, bạn là hình ảnh đầu tiên và cuối cùng mà người khác nhớ về.

Hãy để mỗi lần xuất hiện của bạn qua màn hình đều thể hiện đúng mức độ cam kết và sự chuyên nghiệp mà bạn mang đến cho công việc.

Bước 3: Giao Tiếp Bằng Ánh Mắt Và Nụ Cười

Ánh mắt và nụ cười là hai công cụ mạnh mẽ nhất trong giao tiếp. Dù là qua một chiếc webcam nhỏ, chúng vẫn có thể truyền tải được sự kết nối và cảm xúc mạnh mẽ. Trong một cuộc họp trực tuyến, việc thể hiện sự chú ý qua ánh mắt và nụ cười chân thành có thể phá vỡ khoảng cách vô hình giữa bạn và người đối diện.

Làm thế nào để tối ưu giao tiếp qua ánh mắt và nụ cười?

• Nhìn thẳng vào camera: Khi bạn nhìn vào camera thay vì nhìn vào màn hình, ánh mắt của bạn sẽ giao tiếp trực tiếp với người đối diện. Điều này giúp tạo cảm giác gần gũi và tăng tính tương tác trong cuộc họp.
• Duy trì ánh mắt ổn định: Tránh việc đảo mắt liên tục, điều này có thể tạo cảm giác không tự tin hoặc thiếu nghiêm túc. Hãy giữ ánh mắt tập trung, thể hiện sự chú ý và tôn trọng.
• Nụ cười nhẹ nhàng và tự nhiên: Một nụ cười chân thành có thể làm dịu không khí và tạo ra sự thoải mái cho cả bạn và người đối diện. Hãy cười nhẹ nhàng khi chào hỏi hoặc khi chuyển mạch giữa các nội dung, điều này giúp giữ không khí cuộc họp thân thiện và dễ chịu.
• Ánh mắt lắng nghe: Khi người khác nói, hãy thể hiện sự đồng cảm qua ánh mắt của bạn. Điều này không chỉ giúp người đối diện cảm thấy được tôn trọng mà còn củng cố mối quan hệ và sự hiểu biết lẫn nhau.

Chuyên gia Lê Anh Phước chia sẻ:

“Một ánh mắt ấm áp và một nụ cười chân thành có thể đi xuyên qua mọi khoảng cách màn hình.”

Đừng bao giờ đánh giá thấp sức mạnh của một ánh nhìn chân thành. Ánh mắt và nụ cười không chỉ làm cho bạn trở nên dễ gần mà còn là chìa khóa giúp bạn kết nối và tạo dựng niềm tin, bất kể bạn ở đâu.

Bước 4: Quản Lý Giọng Nói Và Ngữ Điệu

Giọng nói chính là cây cầu nối liền cảm xúc trong giao tiếp. Khi giao tiếp trực tuyến, khi ngôn ngữ cơ thể bị hạn chế, giọng nói trở thành công cụ then chốt để kết nối, truyền đạt thông điệp và giữ chân người nghe. Một giọng nói có thể tạo ra ấn tượng sâu sắc và tác động mạnh mẽ đến người đối diện.

Làm thế nào để giọng nói trở nên hiệu quả?

• Phát âm rõ ràng: Giọng nói của bạn cần phải dứt khoát và dễ hiểu. Tránh các âm mờ, nói lắp hoặc nuốt từ, vì điều này có thể làm người nghe mất tập trung và khó theo kịp.
• Ngữ điệu linh hoạt: Hãy thay đổi ngữ điệu của mình một cách tự nhiên, từ cao xuống thấp, lên xuống nhẹ nhàng. Điều này giúp tạo sự nhấn mạnh vào những ý quan trọng và khiến cuộc hội thoại thêm sinh động.
• Nhịp độ vừa phải: Đừng nói quá nhanh hoặc quá chậm. Nói nhanh có thể làm người nghe khó nắm bắt thông tin, trong khi nói chậm quá lại khiến cuộc trò chuyện trở nên nhàm chán.
• Nhấn mạnh từ khóa: Lựa chọn những từ hoặc ý quan trọng để nhấn mạnh. Việc này giúp người nghe chú ý và dễ dàng ghi nhớ thông điệp bạn muốn truyền tải.

Chuyên gia Lê Anh Phước chia sẻ:

“Giọng nói hay không phải để nghe cho vui, mà để mở cửa tâm hồn người đối diện.”

Hãy luôn luyện tập giọng nói mỗi ngày. Chỉ khi bạn quản lý tốt được giọng nói của mình, bạn mới có thể đánh thức sự chú ý và đồng cảm của người đối diện, khiến cuộc giao tiếp trực tuyến trở nên hiệu quả và thuyết phục hơn.

Bước 5: Quản Lý Thời Gian Và Tiến Trình Cuộc Họp

Trong giao tiếp online, thời gian trở nên quý giá gấp đôi. Mỗi phút đều có giá trị, và một cuộc họp kéo dài không mục tiêu rõ ràng có thể khiến người tham gia nhanh chóng mất kiên nhẫn. Việc quản lý thời gian hợp lý không chỉ tạo sự chuyên nghiệp mà còn giúp mọi người cảm thấy cuộc họp là một trải nghiệm hiệu quả.

Cách quản lý thời gian và tiến trình cuộc họp hiệu quả:

• Thiết lập thời gian cho từng phần: Một cuộc họp tốt cần có sự phân chia rõ ràng về thời gian cho từng phần như: chào hỏi, trình bày, thảo luận, và kết luận. Việc này giúp mọi người biết được lịch trình và chuẩn bị tâm lý.
• Thông báo lịch trình ngay từ đầu: Khi bắt đầu cuộc họp, hãy thông báo lịch trình cụ thể cho mọi người. Điều này giúp tạo ra sự chuẩn bị tinh thần và đồng thuận từ tất cả các thành viên, đồng thời giúp cuộc họp đi đúng hướng.
• Canh giờ và nhắc nhở khi cần: Để tránh tình trạng quá giờ, bạn nên luôn chú ý đến thời gian. Nhắc nhở nhẹ nhàng về việc chuyển qua phần khác hoặc sắp kết thúc sẽ giúp cuộc họp diễn ra mạch lạc và không bị sa đà vào những vấn đề phụ.
• Kết thúc đúng giờ hoặc sớm hơn: Cố gắng kết thúc cuộc họp đúng thời gian đã thông báo, hoặc thậm chí sớm hơn một vài phút. Điều này sẽ tạo ấn tượng tốt về sự tôn trọng đối với thời gian của mọi người.

Chuyên gia Lê Anh Phước chia sẻ:

“Khi bạn trân trọng thời gian của người khác, bạn đang gieo những hạt giống niềm tin lâu bền.”

Việc kết thúc đúng giờ không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn cho thấy bạn tôn trọng và đánh giá cao thời gian của người tham gia. Một cuộc họp diễn ra hiệu quả, đúng giờ sẽ khiến mọi người cảm thấy rằng mỗi phút giây được tham gia là xứng đáng.

Hãy luôn nhớ rằng quản lý thời gian trong cuộc họp không chỉ là trách nhiệm mà còn là cách để bạn xây dựng niềm tin và sự tôn trọng trong mối quan hệ với các đối tác, đồng nghiệp.

Bước 6: Sử Dụng Ngôn Ngữ Cơ Thể Phù Hợp

Mặc dù giao tiếp qua video bị giới hạn trong một khung hình nhỏ, nhưng ngôn ngữ cơ thể vẫn giữ vai trò vô cùng quan trọng. Nó là yếu tố bổ sung, tạo nền tảng cảm xúc giúp những lời nói của bạn trở nên sống động và thuyết phục hơn, thậm chí khi bạn không thể trực tiếp gặp gỡ người khác.

Lưu ý khi sử dụng ngôn ngữ cơ thể trong cuộc họp online:

• Ngồi thẳng lưng và vai mở: Cách ngồi thẳng lưng, vai mở sẽ giúp bạn truyền tải sự tự tin và nghiêm túc. Điều này không chỉ tạo ấn tượng tốt mà còn thể hiện bạn đang hoàn toàn tập trung vào cuộc trò chuyện.
• Ánh mắt hướng thẳng vào camera: Nhìn vào camera, thay vì nhìn vào màn hình, giúp bạn tạo sự kết nối trực tiếp với người đối diện. Điều này khiến người nghe cảm nhận rằng bạn đang nhìn thẳng vào họ, tạo cảm giác gần gũi hơn.
• Dùng tay hỗ trợ diễn đạt: Khi giao tiếp, bạn có thể sử dụng tay để làm nổi bật những điểm quan trọng. Tuy nhiên, hãy tránh quá lạm dụng, vì cử chỉ quá mức có thể gây phân tán sự chú ý của người nghe.
• Gật đầu và mỉm cười khích lệ: Gật đầu khi nghe người khác nói thể hiện sự tôn trọng và đồng tình, trong khi mỉm cười khích lệ sẽ giúp xây dựng không khí thân thiện và hợp tác. Những hành động nhỏ này giúp duy trì sự kết nối và tạo ra một không gian giao tiếp tích cực.
• Tránh động tác gây xao nhãng: Hãy tránh những hành động như gõ bút, lắc chân hay liếc nhìn điện thoại. Những động tác này có thể gây mất tập trung cho bạn và người khác, tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp.

Chuyên gia Lê Anh Phước chia sẻ:

“Khi ngôn ngữ cơ thể và lời nói cùng một nhịp, bạn không cần phải cố gắng thuyết phục ai nữa.”

Một ngôn ngữ cơ thể tích cực là cách bạn thể hiện sự hiện diện trọn vẹn của mình trong cuộc trò chuyện. Khi bạn đồng bộ giữa lời nói và hành động, bạn không cần phải cố gắng quá nhiều để thuyết phục người đối diện. Cảm xúc chân thật từ ngôn ngữ cơ thể sẽ tự động truyền tải thông điệp mạnh mẽ mà không cần lời nói thêm.

Bước 7: Tổng Kết Ấn Tượng Và Duy Trì Kết Nối

Cuộc họp online không chỉ kết thúc khi bạn rời khỏi phòng Zoom hay Teams. Một cuộc họp tốt sẽ được khép lại bằng một tổng kết rõ ràng, giúp mọi người có cái nhìn tổng quan về những gì đã trao đổi và các bước tiếp theo. Đồng thời, đây cũng là cơ hội để bạn mở ra những cơ hội hợp tác trong tương lai.

Một tổng kết ấn tượng cần:

• Nhắc lại những điểm chính đã trao đổi: Để mọi người không bị bỏ sót thông tin quan trọng, hãy tổng kết lại những điểm chính đã được thảo luận. Điều này giúp các bên tham gia ghi nhớ và hiểu rõ mục tiêu cuối cùng của cuộc họp.
• Thống nhất hành động tiếp theo: Đảm bảo rằng mọi người đều có sự đồng thuận về các bước hành động tiếp theo, từ việc hoàn thành công việc đến việc phân công nhiệm vụ cụ thể. Điều này giúp cuộc họp không chỉ dừng lại ở lý thuyết mà còn chuyển thành hành động thực tế.
• Gửi lời cảm ơn chân thành: Một lời cảm ơn thật sự và chân thành là cách tuyệt vời để kết thúc cuộc họp. Dù cuộc họp có diễn ra tốt hay không, việc thể hiện sự trân trọng đối với thời gian và đóng góp của mọi người là vô cùng quan trọng.
• Đề nghị giữ liên lạc qua email hoặc mạng xã hội chuyên nghiệp: Đây là lúc bạn có thể mời gọi sự kết nối lâu dài. Để các mối quan hệ không chỉ dừng lại ở cuộc họp, hãy khuyến khích mọi người kết nối qua email hoặc LinkedIn – những nền tảng mạng xã hội mang tính chuyên nghiệp.

Chuyên gia Lê Anh Phước chia sẻ:

“Một cuộc họp online kết thúc tốt đẹp không chỉ để hoàn thành công việc, mà để mở ra một chương mới của mối quan hệ.”

Đừng coi nhẹ giai đoạn kết thúc cuộc họp. Đây là cơ hội để củng cố mối quan hệ, ghi điểm trong mắt đối tác, và tạo nền tảng vững chắc cho những cơ hội hợp tác tương lai. Một cuộc kết thúc ấn tượng sẽ mở ra những cánh cửa mới, giúp bạn xây dựng mối quan hệ lâu dài và bền vững.

Kết Luận

Giao tiếp online không chỉ là truyền tải thông tin mà là kết nối những trái tim, vượt qua mọi giới hạn của không gian và thời gian. Khi bạn làm chủ kỹ năng này, bạn không chỉ mở rộng mối quan hệ mà còn xây dựng được lòng tin và sự tôn trọng từ những người xung quanh, dù họ ở bất kỳ đâu.

Chuyên gia Lê Anh Phước nói:

“Khi bạn có thể chạm đến trái tim người khác qua một màn hình, bạn có thể chạm đến cả thế giới.”

Đừng chờ đợi thay đổi từ môi trường, hãy chủ động rèn luyện và toả sáng. Mỗi cuộc giao tiếp trực tuyến là một cơ hội để bạn ghi dấu ấn và mở rộng thế giới của mình.

Liên hệ

Nếu bạn muốn học và nâng cao kỹ năng giao tiếp online, hãy liên hệ ngay với Chuyên gia Lê Anh Phước. Với kinh nghiệm sâu rộng và sự am hiểu về giao tiếp trong môi trường số, chuyên gia sẽ giúp bạn trang bị những kỹ năng cần thiết để giao tiếp hiệu quả và thành công trong mọi cuộc họp trực tuyến.

Đừng bỏ lỡ cơ hội học hỏi và phát triển bản thân từ một chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực này. Liên hệ ngay hôm nay để bắt đầu hành trình nâng cao kỹ năng giao tiếp của bạn:

Đăng ký đào tạo hoặc nhận tư vấn tại: Bách Khoa Marketing hoặc Alphalife Việt Nam

Hotline: 0961 346 598 hoặc 092 6712 111

Fanpage: Anh Phước HR

Gmail: anhphuochr@gmail.com

Chuyên gia Lê Anh Phước sẽ đồng hành cùng bạn, giúp bạn tự tin hơn trong giao tiếp và mở rộng các cơ hội nghề nghiệp trong tương lai.